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Diseño e implementación de una herramienta informática para mejorar la gestión de compras. Caso XYZ

Abstract:

La empresa XYZ busca mejorar su proceso de Gestión de Compras a través de una herramienta informática que le brinde seguridad de información y control sobre el proceso, por lo que se solicitó realizar un estudio, diseño y puesta en marcha de posibles mejoras. Debido a que la gestión de compras representa un proceso crítico en la cadena de valor, el presente estudio se dividió en cinco fases: análisis de situación inicial, identificación de mejoras, especificaciones del sistema, implementación y estudio de factibilidad económica. El desarrollo del análisis de situación inicial incluye análisis del entorno interno (historia de la organización, tipo de estructura administrativa, líneas de negocio, misión, visión, distribución y estructura física, personas que lo integran, reportes financieros), externo (competencia, leyes y reglamentos influyentes, análisis económico, análisis ambiental), cadena de valor y proceso de gestión de compras. La utilización de herramientas de análisis como matrices de análisis de cursograma, estudio preliminar, curva de proceso, simplificación del trabajo, entre otras fue de mucha ayuda en la identificación de debilidades y oportunidades de mejora. Posteriormente, con la identificación de debilidades del proceso y la propuesta de mejoras, se determinó que la automatización constituía la mejor opción. En una siguiente fase, se determinan las especificaciones que la herramienta debe contener de modo de asegurar fluidez en el proceso, integridad de la información, disponibilidad de la misma, confidencialidad e interrelación entre los ejecutores. Para el desarrollo de la herramienta, se tuvo el soporte de técnicos desarrolladores especializados en este tipo de herramientas