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Implementación de una herramienta de software libre para el manejo de documentación en el departamento de prácticas pre-profesionales en la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil.

Abstract:

El presente proyecto de investigación fue realizado con la finalidad de implantar de un sistema de gestión documental en la Universidad de Guayaquil facultad de Ingeniería Industrial, el cual se tomó como objeto de estudio el departamento de prácticas Pre_profesionales debido al transpapeleos que realiza durante los procesos de seguimiento a estudiantes y cierre de prácticas. Se realizó un análisis de la forma como se llevan los procesos administrativos en la documentación, se pudo ver el inadecuado tratamiento documental, la falta de normas, presentando problemas como perdida de documentos u oficios o deterioro del mismo. La metodología de desarrollo utilizada fue Dirks, debido a la facilidad en el levantamiento de requisitos priorizadas, práctico control de cambio y errores, sin problemas en la integración de todas las etapas. Como resultado se verifico que esta metodología cumple eficientemente su propósito y es complemente factible para los proyectos de documentación. Por lo cual se realizó investigación, recolección de información y análisis de la documentación obtenida bajo la investigación cualitativa, utilizando entrevistas y la observación directa como herramientas. Es necesario implementar el sistema de Gestión Documental debido que ayudará en la optimización de papales físicos, la herramienta de uso que respaldara los procesos será el programa ALFRESCO, versión gratuita para la digitalización permitiendo baja inversión y recursos.