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Modelamiento de procesos de gestión documental para la Fundación Kairós

Abstract:

El trabajo de titulación denominado “Modelamiento de Procesos de Gestión Documental para la Fundación Kairós”, se enfoca en optimizar los procesos que se ejercen en el área administrativa, debido a la gestión que ejecutan diariamente con las solicitudes, oficios, actas de compromiso, lo cual ocasiona traspapelo de documentos y en algunos casos pérdidas. Además, la búsqueda de un documento es algo tedioso debido a que tienen que recurrir a los archivadores y esto ocasiona pérdida de tiempo. Para cumplir con los objetivos planteados se realizó un levantamiento de información utilizando el tipo de investigación exploratoria y descriptiva, en la cual se aplicó las entrevistas al personal que trabaja en el área administrativa de la Fundación. En la metodología de investigación se realizó un análisis entre la plataforma Alfresco y Nuxeo, la cual se determinó que Alfresco es una herramienta de código abierto, de fácil uso y con servicios personalizados. Además, se utilizó la metodología de desarrollo Iconix, para conocer los procesos que maneja la Fundación, en cada una de las fases de la metodología se elaboró los diagramas de caso de uso, de actividades, de secuencia, de robustez y de procesos. Para concluir es preciso definir que la plataforma Alfresco Community Edition versión 5.2, es un sistema de Gestión Documental que permite tener toda la documentación ordenada, pues ahorra tiempo, realiza búsquedas rápidas, reduce espacio físico y disminuye el uso de papel.