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Sistema web para la gestión de eventos académicos en instituciones de educación superior

Abstract:

Uno de los criterios que evalúa el Consejo de Evaluación, Acbkp_reditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CEAACES) a las distintas Instituciones de Educación Superior (IES), son las políticas, mecanismos, recursos y procedimientos que promuevan la calidad de la gestión académica, y entre los parámetros que se destaca en dicha evaluación se encuentran los sistemas de gestión de la información. En la actualidad, la Universidad Técnica de Machala (UTMACH) no cuenta con un sistema que permita la gestión y automatización de los procesos concernientes a eventos de carácter académico e investigativo como congresos, simposios, entre otros, los cuales son organizados dentro de la comunidad universitaria. Es por ello, que surge la necesidad de desarrollar e implementar una plataforma web que gestione la información de esa clase de eventos; con el fin de cubrir las necesidades que demanda el Centro de Investigaciones de la UTMACH, como ente organizador de dichos eventos. El objetivo de esta propuesta es desarrollar un sistema web para la automatización de la gestión de eventos académicos e investigativos organizados por la UTMACH utilizando el lenguaje de programación PHP, base de datos MYSQL y la metodología XP (Extreme programming). Para la selección de la tecnología a utilizarse se consideró las tendencias actuales existentes para proyectos de programación y tomando en cuenta sus características y ventajas para el desarrollo de este proyecto. El sistema automatiza los siguientes procesos: (i) gestión de eventos, (ii) registro de asistente, (iii) asistencia, (iv) inscripción, (v) credenciales y (vi) reportes. Adicional a esto, se emplea una aplicación móvil que permite realizar la toma de asistencia de las personas inscritas a los eventos mediante lectura del código Quick Response (QR) impresos en las credenciales de los asistentes. Los requerimientos para desarrollar el sistema web, fueron recopilados por medio de entrevistas a los clientes (usuarios y directivos del Departamento de Investigación). Con la intención de lograr un sistema bien estructurado, se ha optado por mantener una constante relación con el cliente, por medio de reuniones, para la revisión de los requerimientos y desarrollo del sistema. Entre las herramientas que se han seleccionado para desarrollar la presente propuesta tecnológica se destacan: (i) uso del framework Laravel, (ii) lenguaje de programación PHP, (iii) JavaScript, (iv) HTML, (v) CSS, (vi) Ajax y otros recursos que son de uso para cumplir con el objetivo del proyecto. Para la evaluación de la calidad de la plataforma de automatización de los procesos de eventos académicos – investigativos se emplea la norma ISO/IEC 25000:2014 también conocida SQuaRE (System and Software Quality Requirements and Evaluation), por medio de la división de modelo de calidad (ISO/IEC 25010), la cual dispone de criterios que se deberán cumplir para conseguir un sistema de calidad. El sistema logra cumplir con los requerimientos de los usuarios y directivos del Departamento de Investigación para ser implementado para la UTMACH. Además, esta plataforma cumple con características de la computación en la nube y de parametrización, por lo que otras universidades también pueden usarla. El modelo de servicio del sistema es de tipo Software as a Service (SaaS), el cual consiste en proveer el sistema a instituciones que necesiten la automatización de la gestión de eventos académicos.